análisis de puesto

Análisis de puesto

El análisis de puestos es el procedimiento a través del cual se determinan los deberes y la naturaleza de las posiciones y los tipos de personal (en términos de capacidad y experiencia), que deben ser contratadas para ocuparlas.

·         Las descripciones del puesto son la lista de deberes, responsabilidades, relaciones de subordinación, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión del puesto; es uno de los productos del análisis del puesto.

·         Las especificaciones del puesto (perfil) son la lista de los “requisitos humanos” de un puesto, es decir, la educación, capacidad, personalidad y otras características requeridas; es otro producto del análisis del puesto.

·         El análisis de puestos es el estudio que consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización, que tiene como resultado: la descripción y el perfil del puesto. El estudio del análisis de puestos es la segunda fase a seguir para lograr entre otras cosas, un salario justo reflejado en un tabulador de sueldos y salarios equitativo. El Análisis de Puestos puede emplearse para cubrir diversas necesidades, entre ellas

o   Reclutar a miembros potenciales.

o   Establecer requisitos a satisfacer por los candidatos para ocupar un puesto.

o   Seleccionar al mejor ocupante de un puesto.

o   Detectar necesidades de capacitación y desarrollo.

o   Establecer planes de carrera.

o   Definir la remuneración de cada puesto en relación con los demás.

o   Establecer las bases para evaluar el rendimiento o desempeño del ocupante del puesto.

o   Eliminar duplicidades en el trabajo.

o   Coordinar las tareas de los diversos puestos.

o   Evitar riesgos de trabajo.

o   Establecer sistemas de incentivos a la productividad.

       Su necesidad legal:

Se deberá tener por escrito el servicio o los servicios que deban prestarse, los que se determinarán con la mayor precesión posible. (Art. 25, fracción III de la Ley Federal del Trabajo).

El art. 47, fracción XI señala que el patrón podrá rescindir el contrato de trabajo, sin recurrir en responsabilidad, al desobedecer el trabajador al patrón o a sus representantes, sin causa justificada, siempre que se trate del trabajo contratado.

El artículo No. 134 en su fracción IV, marca como obligación de los trabajadores “el ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos.

 Métodos para la elaboración del análisis del puesto

·         Paso 1.

Determinar el uso de la información resultante del análisis del puesto. Empiece por identificar el uso que se dará a la información, ya que eso determinará el tipo de datos que reúna y la técnica que se utilice para hacerlo.

·         Fijación de objetivos

Amplitud, enfoque, cobertura, etcétera, ya que dependiendo de los objetivos que se pretendan se podrá diseñar el análisis y en general toda la acción.

·         Establecimiento de un programa de acción

Puede incluir la elaboración de una ruta crítica.

·         Fijación del presupuesto respectivo

Determinación del método a utilizar. Por lo que se refiere a la recopilación de la información, esta se puede captar mediante diferentes formas, técnicas y herramientas administrativas por aplicar.

·         Observación:

o   Introspección del trabajo. Este análisis lo hace el interesado; escribe un informe y lo presenta, para revisión, a su superior inmediato.

o   Observación natural. El analista observa a la persona en la forma en que ésta realiza las actividades del puesto. No lleva registro alguno, ni efectúa anotaciones. Escribe después un informe. Tiene la desventaja de requerir mucho tiempo y ser subjetiva.

o   Observación controlada (método más riguroso de apreciación utilizando incluso mediciones). El analista lleva registros cuidadosos. Es más objetiva que la anterior, pero tiene la desventaja de requerir, al igual que aquella, mucho tiempo. Algunas labores corren el riesgo de no ser observadas: por ejemplo, un reporte que solo se prepare una vez al mes.

·         Cuestionarios:

o   De respuestas abiertas (no existen directrices para las respuestas). El ocupante del puesto contesta con sus propias palabras. Tienen la desventaja de depender de la facilidad de expresión de quien ocupa el puesto. Difícil es aplicar con personal que cuenta con escasos estudios formales.

o   De elección forzosa (se ofrecen al entrevistado varias alternativas para su selección, cuando estas son pocas y fáciles de establecer. Por ejemplo: En este puesto, uno pasa aproximadamente el 75% del tiempo:   sentado        Caminando   De pie, pero sin caminar    Sentándose y levantándose constantemente.)

o   Contratación y/o entrenamiento de analistas

  Una vez definido el método a utilizar, es necesario familiarizar a los analistas con el mismo y definir quiénes intervendrán para la obtención de la información. Básicamente se ofrecería dos alternativas:

En el primer caso, el analista que forma parte de la planta de la organización tiene como ventaja conocer ya la institución, por sus problemas y sus elementos, por lo cual no afrontará ningún gran problema en establecer la comunicación necesaria. Por otra parte, una desventaja consiste en que al convertirse en parte integrante de la misma, puede integrarse a grupos que sienten simpatía o antipatía, preferencia o rechazo por otros, lo cual puede restar objetividad, que resulta muy necesaria para estos estudios.

En el caso de los analistas externos, estos requerirán un período extra para familiarizarse con la organización y su problemática, pero por otra parte podrán ser más objetivos en sus apreciaciones ya que resultan ajenos. En adición, si son personas dedicadas a estas labores, tendrán otras experiencias aprovechables, aunque lógicamente el costo será mayor.

·         Paso 2.

Reunir Información Sobre Los Antecedentes. Es necesario revisar la información disponible sobre los antecedentes, como los organigramas, diagramas de proceso y descripciones de puesto.

·         Paso 3.

Seleccionar las posiciones representativas para analizarlas. Esto es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y, cuando toma demasiado tiempo el análisis de, por ejemplo, las posiciones de todos los trabajadores de ensamblaje. Para ello, hay que identificar los puestos tipo y los puestos derivados.

Los puestos tipo son aquellos que representan o son la base para la creación de otros puestos similares que tienen más o menos actividades de las normales. (Ej. Secretaria vs. Secretaria Bilingüe, Secretaria Ejecutiva, Recepcionista, Secretaria mecanógrafa)

·         Paso 4.

Reunir información del análisis de puesto. (Levantamiento de información). Analizar realmente el puesto obteniendo los datos sobre las actividades del mismo, las conductas requeridas de los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos (como las características y capacidades necesarias para desempeñar un trabajo); utilizando uno o más de los modelos de análisis del puesto.

·         Paso 5.

Revisar la información con los participantes. La información debe ser verificada con el trabajador que desempeña el puesto, y el superior inmediato del mismo; ayudando a determinar si está correcta, completa y si es fácil de entender para los involucrados.

·         Paso 6.

Desarrollar una descripción y perfil del puesto. Éstos, son dos resultados concretos del análisis de la posición; es común que se desarrollen posteriormente.

·         Paso 7.

Presentación del Estudio. Una vez afinado y evaluado por los jefes de sección, departamento y divisiones, se procederá a hacer la presentación del mismo, que debe ir acompañado de las recomendaciones que se juzguen convenientes para mejorar la marcha de la organización.

·         Paso 8.

Actualización del Estudio. Debido a los cambios característicos de las organizaciones, resulta obvio que un análisis de puestos no pueda ser vigente en forma indefinida; por otra parte, sería una lástima dejar en el olvido un estudio en el que se han invertido tiempo y esfuerzos y que puede redituar ventajas a la organización. Por ello es conveniente que se fijen plazos de actualización a fin de mantenerlo en posibilidad de usarlo permanentemente.

 

Elementos que integran el análisis del puesto

·         En el análisis de puestos se estudian básicamente: las tareas realizadas, los requisitos para efectuarlas con éxito y las condiciones bajo las cuales se llevan a cabo. Para esto, se debe de pensar clásicamente en dos resultados: una descripción y un perfil del puesto clásicos.

·         La descripción del puesto se entiende como el conjunto de actividades, especificaciones y responsabilidades que identifican a una unidad de trabajo específica e impersonal.

·         El perfil del puesto es el conjunto de requisitos que debe de cubrir la persona que desee ocupar el puesto.

·         Para la descripción, los datos a considerar son los siguientes: nombre del puesto, otros nombres que suele dársele, clave, fecha de análisis, salario mínimo y máximo; tipo de semana, turno, horario, tipo de contrato, ubicación organizacional y ubicación física;  puesto inmediato superior, puesto (s) subordinado (s); comunicación interna y comunicación externa; objetivo del puesto; descripción genérica, descripción específica (actividades diarias, periódicas y eventuales), estándares  y especificaciones.

·         Para el perfil se considerarán los siguientes datos:

·         Requisitos  Generales:

·         Nombre del puesto, otros nombres que suele dársele, clave, fecha de análisis, salario mínimo y máximo; turno, horario, tipo de contrato, estado civil, edad promedio, nacionalidad, sexo, estatura, antecedentes no penales.

·         Requisitos Específicos:

·         Habilidad mental y física (inherente y adquirida);  esfuerzo mental y físico; responsabilidad y condiciones de trabajo;